Manajemen, Konsep, Pihak yang terkait, serta Tahapan yang membangun di dalam Sistem Informasi

Bismillahirrahmanirrahim,

Assalamualaikum Wr. Wb

A.   Manajemen Informasi

Manajemen informasi adalah pengelolaan data di mana di dalamnya mencakup proses mencari, menyusun, mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan sehingga dapat dijadikan landasan dalam pengambilan keputusan oleh manajemen.

      Manajemen informasi sistem umumnya digunakan di sekolah-sekolah bisnis merujuk untuk mempelajari bagaimana individu, kelompok, dan organisasi mengevaluasi, merancang, melaksanakan, mengelola dan memanfaatkan sistem untuk menghasilkan informasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengambilan keputusan, termasuk sistem yang disebut sistem dukungan pengambilan keputusan, ahli sistem, dan sistem informasi eksekutif.

     Informasi Manajemen adalah koleksi dan manajemen informasi dari satu atau lebih sumber dan distribusi informasi tersebut kepada khalayak satu atau lebih. Hal ini terkadang melibatkan orang-orang yang memiliki saham di, atau hak untuk informasi tersebut. Manajemen berarti organisasi dan kontrol atas perencanaan, struktur dan organisasi, mengendalikan, pengolahan, evaluasi dan pelaporan informasi kegiatan untuk memenuhi tujuan klien dan mengaktifkan fungsi perusahaan dalam penyampaian informasi.

       Informasi (termasuk data) adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer, selain Manusia, Material, Mesin dan Uang. Sumber daya manusia, material, mesin dan uang digunakan istilah sumber daya fisik sedangkan Informasi dan data dengan istilah sumber daya konseptual. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Semakin besar skala operasi perusahaan, manajer semakin mengandalkan informasi dan sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga.

      Informasi juga merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. jadi, Informasi akan membuka segala sesuatu yang belum diketahui.

B. Konsep Sistem Informasi Manajemen

  Sistem informasi manajemen (ISM) adalah aplikasi teknologi informasi untuk mendukung fungsi utama dan kegiatan bisnis swasta atau lembaga pendidikan sektor publik. Di masa lalu, organisasi mengakui pentingnya pengelolaan sumber daya seperti tenaga kerja, modal, dan bahan baku. Hari ini, itu secara luas diterima mengelola sumber informasi sangat sering sama pentingnya. ISM mendukung proses pengumpulan, manipulasi, Penyimpanan, distribusi dan pemanfaatan sumber daya informasi organisasi.

    Sebagian besar sistem informasi dikembangkan untuk dan digunakan oleh orang-orang di bidang fungsional (misalnya, manufaktur, sumber daya manusia, akuntansi, keuangan dan pemasaran). Untuk mengembangkan sistem informasi yang menangani kebutuhan organisasi, SIM profesional harus memiliki perpaduan padat bisnis dan pengetahuan teknis. Mereka harus memahami struktur organisasi, tujuan, operasi (termasuk proses dan aliran data antara proses) dan implikasi keuangan yang terkait dengan faktor-faktor ini. Hanya dengan memahami faktor-faktor ini, sistem informasi manajemen profesional yang berkomunikasi secara efektif  dapat memudahkan pengguna dan kemudian merancang sistem yang mendukung kebutuhan mereka.

Manajer dan profesional harus tetap up-to-date dengan informasi teknologi yang berkembang dan memiliki dasar keterampilan teknis untuk memilih teknologi tepat guna dan menerapkan sistem informasi berbasis komputer. Dengan demikian, orang-orang SIM harus fasih di dalam topik-topik seperti alat-alat pengembangan sistem dan teknik, informasi arsitektur, konfigurasi jaringan, database, dan integrasi sistem.

C.     Pihak Yang Terkait dengan Sistem Informasi Manajemen

Kelompok pengembang sistem informasi didalam kelompok pengembang ini terdapat 6 posisi dalam kelompok pengembang yaitu:

• Programmers. programmers tugasnya menulis kode program atau merealisasikan desain sistem.
• Systems analysts. Berugas untuk menemukan masalah dan memberikan solusi, dan membuat desain sistem yang memenuhi requirement.
• Business analyst. Bertugas untuk mengerti proses bisnis organisasi dan kebutuhannya dan bekerja sama dengan systems analysts. Proses bisnis yang sudah dimengerti kemudian diberikan ke systems analysts agar dapat dibuat desain sistem yang sesuai dengan requirement.
• Project managers. Bertugas untuk mengatur budget dan jadwal, melakukan risk analysis, dan memastikan proyek bisa selesai tepat waktu.
• Senior IT management. Bertanggung jawab dan me-manage IT di dalam organisasi.
• Chief information officer (CIO). bertanggung jawab terhadap IT, IS (Information System), dan strategi informasi dan menyelaraskannya dengan proses bisnis secara keseluruhan.

Yang ke dua, yaitu kelompok di organisasi. Ada empat posisi yang terlibat, yaitu:

• End-users. Orang-orang pada posisi ini berada pada level operasional dalam sebuah organisasi, sehingga mereka menggunakan sistem untuk menjalankan operasional organisasi.
• Business users. Orang-orang yang berada pada posisi ini ada kemungkinan menggunkan sistem tapi juga ada kemungkinan untuk tidak menggunakan sistem, mereka hanya membutuhkan hasil dari sistem sebagai pendukung dalam pencapaian tujuan organisasi.
• Business management. Bertanggung jawab terhadap fungsi bisnis dan juga mengatur strategi penggunaan IT.
• Business strategy management. Bertanggung jawab terhadap stretegi organisasi secara keseluruhan dan memastikan bahwa sistem informasi dapat mendukung strategi organisasi.

Yang ke tiga, yaitu kelompok yang berada diluar organisasi. Ada lima posisi dalam kelompok ini yaitu:

• Customers atau potential customers. Mereka adalah orang-orang yang menggunakan sistem untuk membeli, menggunakan jasa, atau mencari informasi mengenai produk yang ditawarkan suatu organisasi. Umumnya mereka bukan karyawan dari organisasi tersebut. Berbeda dengan orang-orang yang berada pada kelompok kedua (orang-orang yang berada dalam organisasi), orang-orang yang berada pada kelompok terkadang tidak dilibatkan dalam mendesain dan mengembangkan sebuah sistem.
• Information users. Merupakan orang-orang yang mungkin menggunakan sistem namun bukan customers. Contohnya orang yang mengunjungi web pemerintah untuk melihat informasi mengenai regulasi dalam mendirikan bangunan. Orang-orang yang berada pada posisi ini juga kadang tidak dilibatkan dalam proses pengembangan sistem.
• Trusted external users. Orang-orang yang ada di posisi ini mempunyai hubungan dengan organisasi dan mempunyai pengaruh terhadap sistem, oleh karena itu mereka juga dipertimbangkan dalam pengembangan sistem informasi. Suppliers termasuk pada posisi ini.
• Shareholders, other owners atau sponsors. Orang-orang yang berinvestasi di organisasi dan mempunyai ketertarikan finansial.
• Society atau masyarakat yang mungkin terpengaruh oleh sistem tanpa harus menjadi customers pada umumnya.

 D. Tahapan Membangun Sistem Informasi Manajemen

   Menganalisis prosedur bisnis dan membuat peta visual dari semua sistem bisnis. Melakukan wawancara dengan manajer bisnis dan karyawan untuk memahami bagaimana informasi yang dikumpulkan, diproses dan digunakan. Menganalisis produk output dan kemudian melacak kembali melalui semua langkah-langkah yang digunakan untuk membuat produk dan jasa. Tujuannya adalah untuk memiliki pemahaman yang kuat tentang bisnis secara keseluruhan dan sistem yang ada.

   Menentukan semua data yang harus ditangkap di sistem informasi manajemen. Termasuk semua data yang secara manual memasukkan, data yang diimpor dari sumber eksternal, seperti distributor, dan informasi yang diperlukan untuk menjalankan bisnis. Meninjau semua pelaporan yang ada untuk menetapkan bagaimana data dikumpulkan dan disebarkan. Untuk setiap titik data, melihat jenis informasi yang dikumpulkan dan persyaratan, seperti data panjang.

   Mengidentifikasi hardware dan software yang dibutuhkan untuk membuat sistem informasi manajemen yang efektif. Biasanya, sistem akan memerlukan landasan kuat database kustom antarmuka untuk karyawan interaksi, fitur-fitur built-in keamanan seperti password akses dan pelaporan. Menerbitkan sebuah dokumen persyaratan sistem yang menguraikan kebutuhan dan tujuan dari sistem awal. Meninjau proposal dengan eksekutif bisnis dan manajemen untuk memastikan hal itu akan memenuhi kebutuhan mereka.

   Pembelian diperlukan perangkat lunak dan perangkat keras. Pilih peralatan yang memiliki kapasitas yang cukup untuk memenuhi persyaratan awal dan memiliki potensi untuk ekspansi. Bekerja dengan staf pengembangan perangkat lunak yang mampu mengubah atau membuat perangkat lunak untuk memasukkan alur kerja pengolahan, data input layar, laporan harian dan analisis data ringkasan jangka panjang.

   Menguji sistem. Selama pengembangan, jadwal sering sistem pengujian jadwal dan pos pemeriksaan proyek untuk memastikan kualitas, meminimalkan kesalahan dan menjaga proyek pada jalur. Tes ini membantu meminimalkan bug sistem dan memastikan kepatuhan terhadap spesifikasi proyek. Bila mungkin, meminta bantuan pengujian dari pengguna akhir sistem.

   Meluncurkan sistem informasi manajemen dan mengadakan pelatihan. Pelatihan harus terjadi di semua tingkat bisnis untuk memastikan sistem sedang digunakan dengan benar. Hati-hati memonitor semua bagian dari sistem dan memperbaiki setiap bug atau masalah dengan cepat. Setelah sistem di tempat, menetapkan proses pemeliharaan sistem dan meninjau diinginkan upgrade dengan manajemen.